Baustein 8.2

Reklamation



../res/aoo-textdokument.png
  • Einen Geschäftsbrief strukturieren
  • Absatz-Formatvorlagen für Geschäftsbriefe erstellen
  • Einen Geschäftsbrief mit Textrahmen für Adresse und Absender ausstatten
  • Eine Textdokumentvorlage (Formularblock) erstellen

../res/unten.png Hallo!
../res/unten.png Rohtext laden und speichern ../res/aoo-odt.png
../res/unten.png Dokumentfenster einrichten
../res/unten.png Absatz-Formatvorlagen definieren und anwenden ../res/aoo-odt.png
../res/unten.png Vorschriften für den Adressrahmen kennenlernen
../res/unten.png Rahmen für die Adresse anlegen ../res/aoo-odt.png
../res/unten.png Rahmen für den Absender anlegen ../res/aoo-odt.png
../res/unten.png Textdokumentvorlage vorbereiten ../res/aoo-odt.png
../res/unten.png Textdokumentvorlage herstellen
../res/unten.png Arbeit abschließen


Voraussetzung für die Bearbeitung dieses Bausteins


../res/oben.png Hallo!

Der Unterhalt eines Mobiltelefons ist eine teure Sache. Das Handy hat schon so manchen Schüler in den Taschengeld-Ruin getrieben.

Wenn der Vertrag mit deinem Telekommunikationsanbieter keinen Pauschaltarif („flat rate“) vorsieht, hängen deine monatlichen Kosten am stärksten von der Gesamtdauer aller Gespräche ab, die du mit dem Handy führst. Unabhängig von der Länge deiner Plaudereien existieren jedoch ein paar Kostenfallen, die du umgehen kannst. Eine davon ist die so genannte Mailbox, ein digitaler Anrufbeantworter, der die Sprachnachrichten aufzeichnet, die Anrufer hinterlassen, wenn sie dich nicht telefonisch erreichen. Auf diesen in der Regel gebührenpflichtigen Dienst kannst du verzichten, indem du ihn einfach ausschaltest.

Was aber ist zu tun, wenn trotz des Ausschaltens auf deiner Handy-Rechnung plötzlich Gebühren für die Mailbox auftauchen? Dann ist es nutzlos, sich zu ärgern. Das einzige, was wirklich hilft, ist den Rechnungsfehler zu „reklamieren“ (zu beanstanden). In vielen Fällen genügt ein Telefonanruf bei dem Anbieter. Aber nicht immer erreicht man auf diese Weise sein Ziel. Manchmal lautet die Auskunft der Hotline: „Wir können telefonisch leider nichts veranlassen. Bitte schreiben Sie eine Reklamation an unsere Buchhaltung. Wir brauchen Ihre Unterschrift!“

Tja, Geld ist schneller weg, als zurück! Wahrscheinlich erreichst Du aber gar nichts, wenn du einen „Wisch“ versendest, der dem nachfolgend abgebildeten ähnelt.


res/01-rohtext.png

Die Buchhaltung wird einen solchen Zettel vermutlich mit spitzen Fingern in den nächsten Papierkorb fallen lassen - und das war's dann. Es gehört eben zu unseren kulturellen Errungenschaften, dass geschäftliche Korrespondenz in Bezug auf Inhalt, Stil und Form auf einem gehobenen Niveau erfolgt. Wer gegen diese Übereinkunft verstößt, wird schlichtweg nicht ernst genommen!

Sicherlich wirst auch du das folgende Schreiben für wesentlich erfolgversprechender halten:

res/02-ultracom.png

Die beiden Sprechblasen sind natürlich kein Bestandteil des Schreibens; sie sollen dich nur darauf hinweisen, dass wir für die Adresse und den Absender jeweils ein Textrahmen auf das Textdokument montiert haben, deren Positionen zwar fixiert sind, deren Größen sich aber automatisch an ihren Inhalt anpassen. Die Position des Adressrahmens ist so gewählt, dass die Adresse immer gut in das Fenster eines Fensterbriefumschlages passt - vorausgesetzt, du faltest den Brief in korrekter Weise. So ersparst du es dir, Briefumschläge mit der Adresse und dem Absender zu beschriften.

Zum Schluss des Bausteins werden wir dir noch zeigen, wie du aus diesem Reklamationsschreiben einen Formularblock für weitere Geschäftskorrespondenz herstellen kannst. Denn jedes geschäftliche Schreiben, das du aufsetzt, wird folgende Bestandteile aufweisen:

res/03-form.png

Folglich musst du dir nur ein einziges Mal bei der Gestaltung eines Schreibens viel Mühe geben! Nämlich jetzt.

Auf geht's!



../res/oben.png Rohtext laden und speichern

../res/aoo-odt.png
reklamation-0.odt
Auf der rechten Seite ist eine Ladeverknüpfung zu dem Dokument angebracht, das den Rohtext für den Sketch enthält.



../res/oben.png Dokumentfenster einrichten

Der Doppelklick sorgt dafür, dass Apache OpenOffice startet und den Inhalt des Dokuments  «reklamation-0.odt» in einem Fenster anzeigt.
Auch in diesem Baustein spielt die Seitenleiste eine bedeutende Rolle. Falls OpenOffice dir die «Seitenleiste» nicht anzeigen sollte, kannst du sie mit dem Menü-Befehl  sichtbar machen.
Nach diesen Vorbereitungen sollte dein OpenOffice-Dokumentfenster weitgehend mit der folgenden Abbildung übereinstimmen:

res/04-rohtext.png
Offenbar erscheint der Text im unveränderten Absatzformat «Standard». Das Absatzformat wird in der Seitenleiste angezeigt. Wir stellen noch einmal sicher, dass es sich wirklich so verhält:
Du siehst, es ändert sich nichts. Die Symbolleiste «Textformat» zeigt an, dass für das Absatzformat «Standard» die Voreinstellungen der Schriftart «Times New Roman» und der Schriftgröße «12» nicht verändert wurden.

Außerdem hast du sicher festgestellt, dass die beiden Textrahmen für Adresse und Absender fehlen. Bevor wir diese hinzufügen, werden wir zunächst die erforderlichen Absatz-Formatvorlagen erstellen. Auf diese Weise festigen wir die Kenntnisse, die wir mit dem letzten Baustein erworben haben.



../res/oben.png Absatz-Formatvorlagen definieren und anwenden

Für unseren Geschäftsbrief erstellen wir zwei Absatzformate. Das erste soll zukünftig standardmäßig für den Haupttext gelten. Es umfasst folgende Festlegungen:

Eigenschaft
Wert
Begründung
Schriftart
Verdana
Die Wahl gilt nur für diesen Baustein; Verdana ist auf allen Rechnern verfügbar.
Schriftgröße
10
Verdana-Zeichen sind groß; deswegen wird eine kleinere Schriftgröße gewählt.
Ausrichtung
Blocksatz
Kein Flatterrand; allerdings sind zur Vermeidung von Lücken Wörter zu trennen.
Abstände
0,20 cm unterhalb
Absätze werden ohne Leerzeilen voneinander optisch klar getrennt.

Natürlich kannst du für deine Zwecke eigene Festlegungen wählen. Wir wollen dir nichts vorschreiben. Im Rahmen dieses Bausteins mussten wir uns aber für Einstellungen entscheiden, damit für dich die einzelnen Arbeitsschritte nachvollziehbar bleiben.

Als zweites benötigen wir ein Absatzformat, dass zwecks Hervorhebung eine größere Schriftgröße bietet. Das Format kommt an folgenden Stellen zum Einsatz
Insgesamt werden uns drei Absatzformate zur Verfügung stehen, deren unterschiedliche Eigenschaften wir hier einander gegenüber stellen. Wir haben auch gleich einprägsame Namen vergeben:

Eigenschaft
Standard
Block+0,2
Betreff+0,2
Schriftart
Verdana
Verdana
Verdana
Schriftgröße
10
10
12
Ausrichtung
Linksbündig
Blocksatz Blocksatz
Abstände
---
0,20 cm unterhalb 0,20 cm unterhalb

„Moment 'mal“, wirst du sagen, „die Absatzvorlage «Standard» besitzt doch die Schriftart «Times New Roman» in der Größe «12»!“ Richtig. Aber das werden wir als erstes ändern, dann das Format «Block+0,2» auf dem Format «Standard» und schließlich das Format «Betreff+0,2» auf dem Format «Block+0,2» aufbauen:

Beginnen wir mit der Abänderung des Absatzformates «Standard»:
Es öffnet sich ein Kontextmenü:

res/05-kontextmenue.png
Es erscheint das bereits vorgestellte Dialogfenster, mit dem alle Eigenschaften einer Absatz-Formatvorlage eingesehen und auf Wunsch abgeändert werden können:
res/06-standard.png

Im zweiten Schritt erschaffen wir die Absatzvorlage «Block+0,2»
Es erscheint das bekannte Dialogfenster «Absatz»:
res/07-format-absatz.png
Der Absatz ist nun wunschgemäß formatiert. Jetzt bilden wir aus dieser Formatierung eine neue Formatvorlage.
Es öffnet sich ein kleines Menü:
res/08b-neue-vorlage.png
Es erscheint ein Dialogfenster, das dich auffordert, einen Namen für die zu erstellende Vorlage einzugeben:
res/09-vorlage-block.png
Ein Blick auf die Seitenleiste zeigt, dass OpenOffice die neue Vorlage «Block+0,2» in die Liste eingefügt hat. Wir ordnen nun dem gesamten vorhandenen Text die neue Absatz-Formatvorlage zu.

Das sieht doch schon ganz gut aus. Wir erzeugen nun die zweite eigene Formatvorlage nach dem gleichen Prinzip:
  1. Absatz formatieren
  2. Formatvorlage erstellen
Als Musterabsatz verwenden wir die erste Betreffzeile, die mit dem Wort „Mobilfunk-Vertrag“ beginnt.

Nach diesen Aktionen müsste die Seitenleiste nun folgendes Aussehen haben:

res/10-seitenleiste.png

Die Formatvorlagen sind erstellt und auch schon erfolgreich angewendet worden.

../res/aoo-odg.png
reklamationen-1.odt
Über die Ladeverknüpfung auf der rechten Seite kannst du dir das erreichte Zwischenergebnis herunterladen.





../res/oben.png Vorschriften für den Adressrahmen kennenlernen

Für die Position einer Adresse auf einem A4-Blatt gibt es eine Deutsche Industrie-Norm, nämlich die DIN 5008, in der festgelegt ist, wie groß das Adressfeld zu sein und welche Position es auf einem Briefbogen einzunehmen hat:

res/11-adresse-5008.png
Vorschrift DIN 5008: Abgebildet ist die linke obere Ecke A4-Blattes

Diese Normierung hat mehrere gute Gründe:
Die DIN 5008 erlaubt es, die Bereiche für die Rücksendeadresse und die Vermerkzeilen zu verbinden. Es verstößt also nicht gegen die Vorschriften, wenn wir die Rücksendeadresse in die Vermerkzeile 2 schreiben, die Vermerkzeile 3 frei lassen und darunter die Adresse platzieren. Das ist insbesondere für dich als Privatperson wichtig, weil du so gut wie nie irgendwelche Vermerke in das Adressfeld setzen wirst.

Das bedeutet aber, dass wir für unseren Adressrahmen einen größeren Abstand von genau 5,00 cm zum oberen Blattrand wählen dürfen:

res/12-umsetzung-5008.png
Umsetzung der DIN 5008 in unserem OpenOffice-Dokument


Die Abbildung zeigt, dass bei dieser Wahl immer noch 6 Adresszeilen in den Adressrahmen passen. Diese kommen im Übrigen auch schnell zusammen, wenn die Adresse mehr Informationen als die unseres Reklamationsschreibens enthalten soll:

  1. Ministerium für Schule und Weiterbildung
  2. Abteilung XVIIa - Digitale Bildung
  3. Herrn Peter Printer
  4. - persönlich -
  5. Völklinger Straße 49
  6. 40221 Düsseldorf



../res/oben.png Rahmen für die Adresse anlegen

Jetzt werden wir unsere Überlungen umsetzen.
Es erscheint ein Dialogfenster:
res/13a-rahmen.png
Die Grafik auf der rechten Seite des Dialogfenster zeigt mit Hilfe eines roten Rahmens an, dass unter dem „Seitentextbereich“ der Bereich des Blattes zu verstehen ist, der innerhalb des 2,00 cm breiten Randes liegt. Das ist der Bereich, der im Druck erscheint. Der kleine grüne Rahmen symbolisiert den Textrahmen, den du gerade erzeugst.
res/13b-rahmen.png
res/13b-rahmen.png

Im Dokumentfenster ist nun ein kleiner Rahmen zu sehen:

res/14a-rahmen.png

Dieser Rahmen lässt aufgrund deiner Einstellungen keinen Textumlauf zu.
res/14b-rahmen.png


Wir müssen jetzt nur noch die gewünschten Informationen in den Adressrahmen hineinschreiben. Dazu müssen wir dir aber zuvor noch erklären, dass sich ein Textrahmen in einem Textdokument genauso in verschiedenen Zuständen befinden kann, wie ein Objekt in einem Zeichnungsdokument. Das sind diese verschiedenen Zustände:

res/14c-rahmen.png

Wie gelangt man nun in die einzelnen Zustände? Die Antwort gibt die folgende Übersicht:

Jetzt soll aber endlich die Texteingabe erfolgen.
Der Adressrahmen hat nun folgendes Aussehen:

res/14d-rahmen.png

Wir verkleinern abschließend die Schriftgröße für die Rücksendeadresse:

Der Adressrahmen ist nun komplett.

../res/aoo-odg.png
reklamation-2.odt
Über die Ladeverknüpfung auf der rechten Seite kannst du dir das angestrebte Zwischenergebnis herunterladen.




../res/oben.png Rahmen für den Absender anlegen

Um den Absenderrahmen anzulegen, musst du noch einmal - mit kleinen Abweichungen - die Schritte des letzten Anschnitts wiederholen.
Jetzt sollte erneut das Dialogfenster «Rahmen» auf deinem Bildschirm sichtbar sein.
res/16a-rahmen.png
res/13b-rahmen.png
res/16c-rahmen.png
res/16d-rahmen.png

Jetzt ist auch der zweite Rahmen angelegt. Weil auch dieser keinen Textumlauf erlaubt, haben sich die Betreffzeilen weiter nach unten verschoben.

res/17a-rahmen.png

Diese Verschiebung wird noch größer werden, wenn wir gleich auch den Absenderrahmen mit Inhalt füllen.

Der Absenderrahmen müsste nun folgendes Aussehen haben:

res/17n-rahmen.png

Jetzt fehlt nur noch das Telefonsymbol vor der Telefonnummer. Weil dieses Symbol auf den verschiedenen Rechnertypen nur auf Umwegen erhältlich ist, stellen wir dir das in der nächsten Zeile (vergrößert) zum Kopieren und Einfügen zur Verfügung:
Wir haben es fast geschafft. Du musst nur noch den Brieftext, der durch die Rahmen nach unten verdrängt wurde, wieder nach oben holen.

Der Reklamationsschreiben ist nun fertig.

../res/aoo-odg.png
reklamation-3.odt
Über die Ladeverknüpfung auf der rechten Seite kannst du dir das angestrebte Endergebnis herunterladen.





../res/oben.png Textdokumentvorlage vorbereiten

Das war nicht wenig Arbeit, oder? Die wollen wir uns natürlich nicht jedes Mal machen, wenn wir einen Geschäftsbrief schreiben. „Ist doch kein Problem!“, wirst du sagen, „dann dupliziere ich einfach den UltraCom-Brief, indem ich ihn unter einem neuen Namen speichere, und ändere ihn dann passend ab!“ Das von dir vorgeschlagene Verfahren funktioniert, hat aber große Nachteile:

Es geht eben viel besser. OpenOffice bietet dir wie jede gute Textverarbeitung, aus einem Textdokument eine Textdokumentvorlage zu erstellen, die dann wie ein Formularblock funktioniert. Wie genau das geschieht zeigen wir dir jetzt.

Wir gehen jetzt davon aus, dass Titelleiste des OpenOffice-Dokumentfensters neben dem kleinen Textdokument-Symbol nicht mehr „reklamation.odt“, sondern „musterbrief.odt“ zu lesen ist. Bitte prüfe diesen Sachverhalt.

Wir verändern nun vorsichtig das Textdokument, bis es folgendes Aussehen erhalten hat.

res/18-musterbrief.png

Die Doppelkreuze ### soll dich bei der zukünftigen Nutzung des Formulars darauf hinweisen, wo Texteingaben zu machen sind.

Der Entwurf der Textdokumentvorlage ist nun fertig.

../res/aoo-odg.png
musterbrief.odt
Über die Ladeverknüpfung auf der rechten Seite kannst du dir den Entwurf herunterladen.






../res/oben.png Textdokumentvorlage herstellen

Wenn du erst einmal einen perfekten Entwurf einer Textdokumentvorlage hergestellt hast, dann ist die Textdokumentvorlage nur noch einen Mausklick weit entfernt. Wir gehen davon aus, dass das OpenOffice-Dokumentfenster immer noch das Dokument «musterbrief.odt» anzeigt.
Es erscheint das bekannte Speicher-Dialogfenster, mit dem du nicht nur den Dateinamen und den Speicherort, sondern auch den Dokumenttyp festlegen kannst:

res/18-musterbrief.png
Auf dem Schreibtisch deines Rechners  müssten nun (neben anderen) sowohl das Symbol des Entwurfs der Textdokumentvorlage «musterbrief.odt» als auch die Textdokumentvorlage «musterbrief.ott» zu sehen sein:

res/20-schreibtisch-symbole.png

Wir zeigen dir nun, welchen Vorteil eine solche Textdokumentvorlage bietet:
Wie du siehst zeigt OpenOffice in einem Dokumentfenster ein Textdokument an, das genauso wie das Dokument «musterbrief.odt» aussieht. Wenn du aber genau hinschaust, wirst du in der Titelleiste erkennen, dass das Dokument den provisorischen Namen «Unbenannt 1.odt» trägt. Es zeigt damit an, dass es noch nicht gespeichert worden ist.
res/21-unbenannt.pngWenn du nun den Inhalt des Dokument abänderst und anschließend den normalen Speicherbefehl erteilst, wirst du nicht versehentlich ein existierendes Dokument überschreiben, sondern aufgefordert werden, das Dokument mit einem neuen Namen ordnungsgemäß zu speichern.



../res/oben.png Arbeit abschließen

Die fertigen Dokumente liegen zur Zeit auf dem Schreibtisch deines Rechners; dort sollten sie nicht liegenbleiben.
Das war's für heute. Bis zum nächsten Mal!



Letzte Änderung: 26.01.2019